グループウェアを選ぶ際に最も重要なのは、情報共有・コミュニケーション・業務管理を円滑に行うための機能がバランスよく備わっているかどうかです。まず、社内のスケジュールやタスクを可視化できるカレンダー管理・プロジェクト進捗管理機能は欠かせません。メンバー間での予定調整や進行状況の共有を効率化し、重複作業や抜け漏れを防止できます。
次に、社内コミュニケーション機能（掲示板・チャット・ワークフロー）の充実度も重要です。特にテレワークや複数拠点での業務が一般化した現在では、リアルタイムで情報交換できるチャット機能や、稟議・承認をオンラインで完結できるワークフロー機能が生産性を大きく左右します。
さらに、文書共有やファイル管理を安全に行えるアクセス権限設定・バージョン管理機能を備えた製品を選ぶことで、情報漏えいのリスクを抑えながら効率的にチーム連携を行えます。クラウド型の場合は、スマートフォンからのアクセス性やセキュリティ対策（SSO・MFA対応）も併せて確認しておくと安心です。
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